ПОДГОТОВКА К УЧАСТИЮ
Мы, как организаторы, стараемся заботиться о том, чтобы участие в выставке и подготовка к мероприятию доставила как можно меньше неудобств и стресса нашим клиентам. Поэтому, заявку на участие в выставке мы рекомендуем подавать как можно раньше. Это позволит, во – первых, выбрать наиболее выгодное месторасположение стенда Вашей компании в павильоне, а во-вторых спокойно, без спешки обсудить и заключить договор, произвести оплату частями, в удобные для Вас сроки.
Стандартно, прием заявок заканчивается за 3 недели до начала мероприятия, но к этому времени уже, как правило, стендов с выгодным месторасположением в павильоне уже не остается. Поэтому, мы предлагаем Вам подать заявку на участие как можно раньше.
Для компаний, которые желают сделать свое участие в выставке как можно более ярким, необычным, а также располагают дополнительным бюджетом, организаторы предлагают такой вариант участия, как самостоятельная застройка стенда или заказ конструкции у сторонних подрядчиков. Для этого нами предоставляется Необорудованная площадь, которая подразумевает лишь место определенной квадратуры в выставочном павильоне. В стоимость данного места не включены ни стены, ни электричество, ни ковровое покрытие, ни мебель. В этом случае нужно будет заказать у организаторов подключение электричества.
Для максимального удобства участников наших выставок, мы предоставляем вариант бронирования Оборудованной площади, т.е. выставочного стенда, оснащенного необходимым набором оборудования, достаточного для участия в выставке с минимальными затратами.
Как правило, это стены, ковровое покрытие, стулья, стол, электричество, розетка, фризовая панель с названием компании (до 15 букв – бесплатно). Точный набор оборудования может отличаться в зависимости от размера стенда, а также правил конкретной выставки. Пожалуйста, уточняйте конфигурацию в техническом отделе компании Iteca, либо у менеджера Вашей выставки.
Заказать дополнительное оборудование можно по перечню в Техническом руководстве выставки. Данное руководство будет выслано Вам менеджером выставки или техническим отделом после получения заявки на участие. Сделать заказ мы рекомендуем заранее, т.к. при позднем заказе необходимого оборудования может не быть на складе, либо будет применяться 100% наценка на стоимость его аренды.
В случае если заказанный стенд имеет наиболее выгодную позицию – открытый с двух сторон, открытый с трех сторон и т.д., применяются специальные обязательные наценки на стоимость выставочной площади: 10% на угловую позицию (открытый с 2-х сторон), 15%- на позицию «полуостров»(открытый с трех сторон), 20% на позицию «остров» (открытый с четырех сторон).
Регистрационный взнос является обязательным и оплачивается один раз на компанию. Включает: размещение информации в каталоге выставки (до 1000 знаков на рус. и англ. языках), включение в интернет-список экспонентов, включение в интернет-каталог, печать бэйджей для стендистов, "набор участника", организацию стойки и системы регистрации, печатной и он-лайн версии каталога, рекламной кампании выставки, участие в коктейле по случаю открытия выставки (2 пригласительных билета) .
Нет, рекламный модуль в каталогах наших выставок – это имиджевая, рекламная «картинка» компании, предоставляемая в графическом формате (.cdr, .eps и др.) и размещаемая на отдельной станице в каталоге. В зависимости от стоимости может быть в цветном или черно-белом варианте.
В наш век бурного развития электронных коммуникаций, компания Iteca не могла остаться в стороне и разработала новую современную систему он-лайн регистрации участников и посетителей, интегрированную с общей базой данных. Данная система позволяет участнику выставки в удобное для него время, через Интернет, зайти на индивидуальную страничку компании в нашей системе и ввести туда необходимые сведения об именах сотрудников, которые будут работать на стенде, добавить описание компании для каталога, скачать различные документы и руководства по выставке и многое другое.
Все эти сведения можно редактировать на протяжении определенного времени, что также является немаловажным фактором при подготовке к участию в выставке. Для того, чтобы открыть страничку Вашей компании в нашей системе, необходимо знать логин и пароль, которые будут сообщены Вам менеджером/координатором соответствующего события.
Наша компания, являясь организатором выставок и конференций практически по всем отраслям экономики, обладает обширнейшей и обновленной базой практически по всем действующим предприятиям республики. Основным средством привлечения посетителей для нас является прямая, чаще всего именная, рассылка приглашений руководителям компаний, сфера деятельности которых потенциально подходит для привлечения на выставку в качестве посетителей.
Для содержания, проверки и обновления базы данных, а также формирования списков потенциальных посетителей выставки и проведения рассылок, в компании Iteca существует специальный отдел, сотрудники которого на постоянной основе следят за тем, чтобы база данных пополнялась и обновлялась. В работе наш отдел привлечения посетителей использует все современные средства коммуникации – теле-маркетинг, электронную почту, смс-оповещение, курьерскую доставку писем-приглашений и многое другое.
Помимо наиболее действенных прямых рассылок, наша компания активно размещает информацию о выставке в локальных и международных печатных и электронных СМИ, а также баннеры, перетяжки и плакаты на улицах города.
Наша профессиональная PR команда на постоянной основе пишет и размещает в СМИ пресс-релизы и пресс-отчеты о событии, что также способствует дополнительной рекламе мероприятия.
Текстовое описание компании для Официального каталога выставки должно быть на 2-х языках (русский и английский), объемом до 100 слов (1000 символов) плюс общая контактная информация о компании (общие телефоны, факсы, электронный адрес и т.д.)
Крайний срок подачи описания для каталога – за 2 месяца до начала мероприятия. Но обычно мы рекомендуем участникам предоставить описание как можно раньше, сразу после подачи заявки. Это поможет избежать недоразумений впоследствии, а также сделать перевод, если он необходим.
В графе ОБЩАЯ СТОИМОСТЬ в форме заявки указана финальная стоимость участия без учета НДС. Ставка НДС в Республике Казахстан составляет 12% и будет добавлена к общей стоимости при выставлении счета. В договоре сумма указывается уже с учетом НДС.
Основной деятельностью ТОО «ITECA» ( Ай Ти И Эс Эй) является организация выставок и конференции.
В соответствии с пунктом 1 статьи 230 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (далее - Налоговый кодекс), облагаемым оборотом является оборот, совершаемый плательщиком налога на добавленную стоимость:
1) по реализации товаров, работ, услуг в Республике Казахстан, за исключением необлагаемого оборота, указанного в статье 232 Налогового кодекса;
2) по приобретению работ, услуг от нерезидента, не являющегося плательщиком налога на добавленную стоимость в Республике Казахстан и не осуществляющего деятельность через филиал, представительство.
На основании статьи 232 Налогового кодекса, необлагаемым оборотом является оборот по реализации товаров, работ, услуг:
1) освобожденный от налога на добавленную стоимость в соответствии с Налоговым кодексом.
2) местом реализации которого не является Республика Казахстан.
При этом место реализации товаров, работ, услуг определяется в соответствии со статьей 236 Налогового кодекса.
На основании п.п. 4 п. 2 статьи 236 Налогового кодекса местом реализации работ, услуг признается место осуществления предпринимательской или любой другой деятельности покупателя, работ, услуг. В данном подпункте перечислены виды услуг и работ, услуги по организации выставок не входят в данный перечень.
Следовательно, место реализации работ, услуг будет определяться в соответствии с п.п. 5 п. 2 статьи 236 Налогового кодекса по месту осуществления предпринимательской или любой другой деятельности лица, выполняющего работы, оказывающего услуги, т.е. местом реализации будет являться Республика Казахстан.
На основании вышеизложенного, услуги по организации выставок, оказываемые для резидентов и (или) нерезидентов, являются облагаемым оборотом, и налогообложение осуществляется в общеустановленном порядке.
НДС в таможенном союзе
Согласно статье 2 «Протокола о порядке взимания косвенных налогов при выполнении работ, оказании услуг в таможенном союзе» взимание косвенных налогов при выполнении работ, оказании услуг осуществляется в государстве-члене таможенного союза, территория которого признается местом реализации работ, услуг.
Согласно статье 3 (п. 1, п.п. 1, 4) Протокола местом реализации работ, услуг признается территория государства-члена таможенного союза, если:
- работы, услуги связаны непосредственно с недвижимым имуществом, находящимся на территории этого государства. Настоящие положения применяются также в отношении услуг по аренде, найму и предоставлению в пользование на иных основаниях недвижимого имущества.
- налогоплательщиком этого государства приобретаются рекламные услуги.
Согласно статье 1 для целей Протокола используются следующие термины:
- «недвижимое имущество» - земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе леса, многолетние насаждения, здания, сооружения, трубопроводы, линии электропередач, предприятия как имущественные комплексы и космические объекты.
- «рекламные услуги» - услуги по созданию, распространению и размещению информации, предназначенной для неопределенного круга лиц и призванной формировать или поддерживать интерес к физическому или юридическому лицу, товарам, товарным знакам, работам, услугам, с помощью любых средств и в любой форме;
При этом в соответствии со статьей 5 в случае, если налогоплательщиком выполняется, оказывается несколько видов работ, услуг, порядок налогообложения которых регулируется настоящим Протоколом, и реализация одних работ, услуг носит вспомогательный характер по отношению к реализации других работ, услуг, то местом реализации вспомогательных работ, услуг признается место реализации основных работ, услуг.
Таким образом, поскольку основными услугами ТОО «ITECA» для резидента России Федерации и Республики Беларусь является предоставление оборудованной / необорудованной площади в выставочном павильоне, т.е. оказание услуг по предоставлению в пользование недвижимого имущества (зданий и сооружений), местом реализации таких услуг признается Казахстан, т.к. недвижимое имущество (выставочный павильон) находится на территории Казахстана. В этом случае, местом реализации сопутствующих услуг вспомогательного характера (изготовление рекламных каталогов, проведение банкета, строительство стендов и т.д.) также признается Казахстан, т.е. место реализации основных услуг. На основании изложенных норм, стоимость услуг ТОО «ITECA» для резидента участников Таможенного союза облагается казахстанским НДС по ставке согласно налогового законодательства Республики Казахстан.
После того, как мы получили оформленную по всем правилам форму заявки (с подписью и печатью), она регистрируется в нашей системе. Выбранное месторасположение стенда в павильоне считается временно зарезервированным за Вашей компанией до получения первой оплаты за участие. После получения оплаты стенд считается забронированным за Вашей компанией на период проведения соответствующей выставки и не будет изменен без письменного согласия с Вашей стороны.
Договор заключается в обязательном порядке. Убедительная просьба высылать реквизиты Вашей компании вместе с формой заявки на участие (в электронном виде в изменяемом формате) для ускорения процесса составления проекта договора.
Для удобства наших участников из разных стран мира, помимо нашей национально валюты – тенге, мы принимаем оплату в евро или российских рублях (ставка в евро и оплата по курсу ЦБ РФ на день оплаты), фунтах стерлингов (только для клиентов офиса I.T.E Exhibitions & Conferences Limited (Лондон)).
Оригиналами договора и бухгалтерских документов организаторы и участники обмениваются, как правило, на выставке. По этому вопросу Вы всегда можете обратиться на стенд организаторов непосредственно в выставочном павильоне. Если Вам для оплаты необходимо получить оригинал договора заранее, пожалуйста, обратитесь к менеджеру/ координатору выставки.
Как правило, для приглашения и рассылки, наши участники используют электронную версию приглашения. Данное приглашение мы готовим, как правило, за 2-3 месяца до начала мероприятия. Если Вы по какой-то причине не получили электронное приглашение, пожалуйста, обратитесь к менеджеру выставки.
Для компаний, желающих использовать коммерческий потенциал выставки и получить максимальный эффект от участия, организаторы создали ряд дополнительных маркетинговых возможностей, среди которых: проведение семинара, круглого стола, мастер-класса, размещение баннера на сайте события, спонсорство события или отдельных опций. Более подробную информацию можно получить у менеджера события.